Implementasi Balanced Score Card di era digital

Implementasi Balanced Score Card di era digital tetap dibutuhkan, karena dengan semakin bertambah besarnya suatu bisnis , biasanya akan diikuti oleh semakin besarnya ukuran organisasi. Dengan demikian perusahaan tetap butuh manajemen strategi.

Bertambah besar suatu organisasi, permasalahan yang dihadapi akan semakin kompleks, terutama dalam masalah koordinasi. Lemahnya koordinasi sering terjadi diantaranya karena konflik kepentingan, misalnya fungsi marketing ribut dengan fungsi Operasi/teknikal. Fungsi operasi ribut dengan fungsi keuangan. Fungsi keuangan konflik dengan fungsi marketing.

Kurangnya koordinasi dan adanya ego sektoral, serta ditambah masalah office politic akan membuat lemah organisasi. Akhirnya organisasi tidak bergerak kemana-mana dengan kata lain visi perusahaan akan sulit tercapai.

Permasalahan organisasi yang membesar semakin kompleks karena ditambah dengan terjadi perubahan lingkungan bisnis (business landscape) yang semakin cepat , di era digital seperti saat. Maka perusahaan perlu juga melakukan Manajemen Perubahan (change management) dengan baik.

Implementasi BSC ( Balanced Score Card) adalah sebuah upaya menata perusahaan secara menyeluruh termasuk strategi dan manajemen perubahan. Untuk menata organisasi perusahaan secara menyeluruh dapat menggunakan tool management strategi misalnya 7 S McKinsey

7 S McKinsey

7 S McKinsey terdiri dari

• Share of Value misalnya Vision Statement perusahaan
• Strategi
• Struktur
• Sistem
• Skills
• Staff
• Style of Management

Visi

S yang pertama adalah Share Of Value. Value perlu dibagikan kepada seluruh komponen organisasi agar bisa terjadi harmoni dalam kesatuan pikiran dan tindakan. Bila hal ini terjadi maka organisasi akan mempunyai kekuatan yang semakin besar dan membesar. Yang dimaksud value dalam dalam hal ini adalah berupa Vision Statement.

Visi merupakan kearah mana suatu organisasi perusahaan akan menuju. Konflik organisasi akan mempersulit pencapaian visi yang sudah tersusun rapi. Visi perlu dieloborasi menjadi strategi bahkan taktik jangka pendek.

Strategi

Strategi adalah cara mencapai tujuan atau visi yang sudah ditetapkan. strategi perlu dielaborasi lagi ke masing masing fungsi dan akhirnya di break down ke masing masing individu.

Struktur

Struktur dalam hal ini adalah struktur organisasi, Struktur organisasi harus mengikuti strategi, Struktur follows strategy, bukan strategi mengikuti struktur. Penyakit ini biasanya ada di perusahaan-perusahaan besar.

System

Untuk organisasi bisa berjalan sinergi antar fungsi dan divisi serta fungsi organisasi yang paling kecil maka perlu dibuat sistem berdasarkan proses bisnis yang mendukung strategi perusahaan. Sistem dibuat menjadi prosedur operasional atau yang dikenal dengan SOP.( System operational Procedure)

Skill

Saat ini skill menjadi mata uang baru. Ini menyangkut bagaimana mengidentifikasi berbagai keahlian yang sudah dimiliki dan yang lebih penting keahlian lainnya yang belum dimiliki tapi sangat diperlukan di era digital, untuk mendukung pencapaian visi perusahaan

Staff

Staff adalah man behind the gun. Tanpa orang yang kompeten yang mempunyai keahlian maka senjata atau alat yang dimiliki tidak akan bermanfaat secara optimal.

Style

Gaya kepemimpinan merupakan hal yang paling penting dalam manajemen perusahaan, gaya kepemimpinan haruslah sesuai untuk mencapai visi dan strategi yang dijalankan. Mungkin akan berbeda ketika perusahaan masih kecil dan berkembang sangat cepat dan besar. Gaya CEO (chief everything officer) ketika perusahaan masih kecil tidak akan cocok jika perusahaan menjadi besar. Dengan semakin besar perusahaan pendelegasian wewenang yang efektif sangat diperlukan.

Gaya kepemimpinan juga perlu juga mempertimbangkan era saat ini yaitu era digital, dimana saat ini jaman big data maka gaya kepemimpinan perlu mempertimbangkan setiap data atau dengan kata lain gaya manajemen oleh data .

Implementasi Balanced Score Card

Selanjutnya bagaimana memastikan visi yang sudah di breakdown dari visi ke strategi, taktik, pic fungsi dan pic individu. pada akhirnya menjadi key performance Indicator baik untuk Individu, bagian atau departemen, divisi dan direktorat.

Penyusunan KPI dimulai dengan breakdown siapa penanggung jawab untuk suatu strategi di level direktorat, diturunkan ke level divisi, selanjutnya ke level bagian dan diturunkan ke level terkecil misalnya level urusan.

Setelah di breakdown ke level urusan lalu dibuatlah daftar pekerjaan. Daftar pekerjaan dibagi-bagi ke level individu menjadi deskripsi pekerjaaan (Job Description).

Job desc tersebut harus bisa terukur. Deskripsi pekerjaan tersebut akhirnya diberikan ke masing-masing individu. Gabungan pekerjaaan yang terukur yang diberikan masing-masing individu akhirnya menjadi Key Performance Indicator individu. Metode simple untuk melakukan pengukuran pekerjaan adalah balanced score card. (BSC)

BSC merupakan salah satu alat manajemen . BSC dibagi dalam 4 perspektif yaitu finance, customer, internal process dan yang keempat learning & growth.

Finance

Dalam perspektif ini yang diukur adalah segala hal berkaitan dengan uang. Bisnis ujung-ujungnya adalah bagaimana menghasilkan uang ( how to make money)

Customer

Perspektif ini berkaitan dengan berhubungan dengan pelanggan atau customer. Pelanggan merupakan darah bagi suatu bisnis, semua kekuatan organisasi perlu diarahkan untuk melayani pelanggan dan calon pelanggan.

Tiap-tiap unit organisasi dengan derajat yang berbeda harus terkoneksi dengan kebutuhan pelanggan dan bagaimana melayani pelanggan. Derajat tiap-tiap unit organisasi akan menentukan seberapa besar bobot dari unit tersebut dalam organisasi perusahaan.

Semakin besar derajatnya maka bobot perspektif kepelangganan akan semakin besar untuk unit tersebut. Bobot yang besar berarti juga dituntut tanggung jawab yang besar.

Demikian juga untuk level individu, masing-masing mempunyai derajat yang berbeda untuk perspektif customer. Semakin besar derajatnya, individu yang bersangkutan menjadi semakin bertanggungjawab. Tanggung jawab tersebut akan menjadi KPI untuk Individu masing-masing

Untuk itulah perlu pengukuran yang akurat. BSC adalah salah satu jawaban untuk permasalahan ini

Internal Process

Dalam suatu organisasi juga ada fungsi-fungsi yang mendukung agar operasional perusahaan dengan baik. Fungsi ini dengan fungsi support.

Learning & Growth

Selain pespektif jangka pendek juga pespektif jangka panjang. Learning & Growth adalah salah satu perspektif jangka panjang. Didalamnya termasuk pengembangan melalui pembelajaran organisasi agar organisasi untuk bisa bertumbuh.

Pembelajaran (learning) adalah pengalaman dan aplikasi dari apa menjadi keahliannya. Bukan hanya menyangkut pelatihan formal, juga dari sesama orang lain (karyawan) dan praktiknya. strategi dan taktik dikelompokkan dalam 4 perspektif dan akhirnya dibagi pic fungsi dan individu.

Era Digital

Di era digital seperti saat ini, BSC tetap diperlukan agar jelas siapa penanggung jawab dari setiap program kerja baik unt tiap individu, Departement, divisi dan direktorat.

Dengan pembagian yang jelas dan dapat terukur, maka problem bisnis di awal tulisan ini akan teratasi karena semua terkoordinasi dan bergerak ke arah yang sama, yaitu ke arah visi perusahaan yang telah ditetapkan. Dengan demikian implementasi BSC ( balanced score card) sebagai alat manajemen strategi dan alat manajemen perubahan akan membantu perusahaan untuk mencapai visi yang ditetapkan di era digital ini.

Perusahaan kami, sebagai perusahaan konsultan manajemen dapat membantu bagi perusahaan yang akan mengimplementasikan Balanced Score Card ( BSC)Gambar diawal tulisan ini adalah satu proyek yang menerapkan BSC di perusahaan yang menjadi klien perusahan kami. Klien perusahaan kami ini bergerak di bidang Information Technologi (IT).

Jika membutuhkan info lebih lanjut, jangan ragu-ragu hubungi kami.

Salam Sukses Bisnis.